Przykładowy podział.

Osoba odpowiedzialna za obsługę umów wprowadza lub modyfikuje dane firm. Do umowy definiuje ceny poszczególnych usług świadczonych w ramch praktyki. Istnieje możliwość przypisania rabatu do poszczególnej usługi jaki i całej umowy. System daje możliwość wprowadzenia cennika szablonu, który jest może się stać nadrzędnym. Istnieje możliwość przenoszenia cenników lub całych umów między firmami. Odpowiednie uprawnienia pozwalają ograniczyć innym użytkownikom systemu możliwość modyfikacji, dopisywania czy wreszcie podejrzenia danych umowy.

Rejestracja pracuje na bazie firm i cennikach przygotowanych przez osobę odpowiedzialną za obsługę umów. Jeżeli z jakichś powodów dane o umowie nie są wprowadzone, lub umowa wygasła, taka firma będzie oznaczona na liście kolorem czerwownym. Dodatkowo podczas zakładania karty badania system poinformuje o fakcie braku aktualnej umowy. Jeżeli ustawi się odpowiednio uprawnienia, rejestracja będzie miała wyłącznie możliwość podglądu danych umowy bez możwliości modyfikacji. W innej sytuacji można nadać uprawnienia dające pełne możliwości zarządzania firmami. Rejestracja sprawdza, czy osoba może być badana, tzn.  czy firma ma ważną umowę na wykonywanie badań pracowniczych. Jeżeli wszystko jest w porządku zakładana jest w karta badania. Założona karta badania ma automatycznie przepisane dane pracownika i firmy. Karta w programie ma wpisane stanowisko i rodzaj badania.

Gabinet pelęgniarki medycyny pracy jest miejscem gdzie jest kierowany pacjent przez rejestrację. Pielęgniarka odnajduje w systemie pacjenta. Na podstawie wprowadzonego stanowiska zleca odpowiednie badania i konsultacje. SoftMedica daje możliwość wydruku skierowań. Program oferuje kilkadziesiąt wzorów i rodzajów, można także opracować i stworzyć własne. Często na skierowaniu umieszcza się dodatkowe insformacje dla pacjenta np. kiedy i gdzie ma się zgłosić, jak przygotować się do badania itp., taka informacja jest dla pacjenta bardzo pomocna. Kierując na badania można wybrać realizującego lub komórkę organizacyjną, do której kierujemy. Pomoże nam to póżniej rozliczać koszty wewnętrzne badań. Dobrym pomysłem jest takie zredagowanie skierowań, aby były jednocześnie drukiem badania lub konsultacji. Specjalista przeprowadzi konsultacje, podpieczętuje, a póżniej taki wynik zostanie dołączone do dokumentacji. Przykładem opracowanych szblonów badań jest np. karta badania na wysokości powyżej 3 metrów, konsultacja laryngologiczna lub karta badania psychotechnicznego.W gabinecie pielęgniarki dokonywany jest pomiar ciśnienia wagi, oraz inne czynności (zgodnie z przyjętym schematem pracy). SoftMedica sama oblicza BMI na podstawie wprowadzonych danych.

Po wykonaniu badań pacjent udaje się do lekarza profilaktyka, który zapoznaje się z wynikami badań i konsultacji oraz podejmuje decyzję o orzeczniu. SoftMedica jest zaprojektowana w taki sposób aby układ okien i zakładek wynikał z naturalnego toku badania. Tak, aby użytkownik nie musiał szukać odpowiedniej opcji, wszytko musi być intuicyjne i ergonomiczne. Program daje możliwość wydruku wszystkich przewidzianych ustawowo druków. Lekarz drukuje zaświadczenie, kartę badania, kartę rejestru. Jeżeli istnieje taka potrzeba, system pozwoli wystawić fakturę lub rachunek do konkretnego badania. Na podstawie cenników przypisanych do umowy zostanie obliczona kwota. Jeżeli jest to faktura lub rachunek gotówkowy, na koniec dnia można sporządzić raport kasowy. Profilaktyk mam możliwość oprócz standardowych dokumentów wystawić inne, "specjalne" zaświadczenia, np. o stanie zdrowia, zaświadczenie o możliwości refundacji szkieł korekcyjnych, zaświadczenie dla kobiet w ciąży i wiele, wiele innych.

Wszystkie dane dostępne są dla osoby zajmującej się rozliczaniem badań. Dzięki kilkudziesięciu raportom możemy rozliczać wykonane badania. Mechanizmy programu SoftMedica dają możliwość generowania raportów i zestawień dla danej firmy jak i całej bazy. Możemy np. na zakończenie miesiąca wydrukować raport szczegółowo pokazujący jakie badania wykonali pracownicy z danej firmy. Na podatwie umowy obliczona zostanie dokładna kwota, na jaką należy zafakturować firmę. Raporty są mniej lub bardziej szczegółowe, sądzimy, iż każdy znajdzie odpowiedni dla siebie. Raporty można załączać do faktury. SoftMedica oferuje między innymi :