KSeF czyli Krajowy System eFaktur to platforma umożliwiająca wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana czyli inaczej e-Faktura to dokument wystawiony zgodnie z schematem przyjętym przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to tyle, iż w takiej fakturze będą pola wymagane, obowiązkowe do wypełnienia, których przedsiębiorca nie może ominąć.
W obrocie gospodarczym będą obowiązywać wyłącznie faktury elektroniczne z nadanym przez KSeF odpowiednim numerem identyfikującym fakturę.
Od 1 lipca 2024 r. system stanie się obowiązkowy dla podatników VAT, natomiast od 1 stycznia 2025 r. dla podatników korzystających ze zwolnienia VAT.
Przez system trzeba będzie wystawiać faktury:
- B2B (zawierane pomiędzy firmami)
- na rzecz organów publicznych.
Natomiast obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:
- faktur B2C (na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej)
- faktury w procedurach szczególnych: OSS, IOSS
- przypadki przewidziane w rozporządzeniu np. przejazdy autostradami
Faktury wystawione poza systemem KSeF nie są fakturami ustrukturyzowanymi co za tym idzie nie będą one uznawane za poprawne w obrocie faktur. Faktura ustrukturyzowana przy użyciu KSeF ma przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Dopiero po nadaniu tegoż numeru możemy taką fakturę dodatkowo przekazać poza systemem w innym formacie np. PDF.
Data wysłania faktury ustrukturyzowanej na platformę KSeF jest tożsama z datą jej wystawienia. Co oznacza, iż sam fakt przygotowania faktury w systemie zewnętrznym wraz z wpisaniem bieżącej daty nie oznacza, że jest ona wystawiona. Dokument będzie uznany za prawidłowy i zaakceptowany w momencie wysłania go do KSeF.
Wystawionej i wysłanej faktury do systemu KSeF nie można poprawiać. W systemie KSeF obowiązuje wyłącznie możliwość wykonania korekty faktury. Takich korekt można wykonać niezliczoną ilość. Co ważne faktury wystawionej w systemie KSeF nie można również anulować czy cofnąć nawet za obopólną zgodą odbiorcy i wystawcy. Należy w takim przypadku wystawić fakturę korygującą do zera.
Jest ciągiem 35 znaków składających się z cyfr i liter. Numer nadawany jest fakturze przesłanej do systemu KSeF. Jego nadanie na fakturze stanowi dowód na poprawność jej wystawienia. Numer KSeF jest niezależny od numeracji prowadzonej obecnie na fakturach.
W pliku faktury ustrukturyzowanej pola do uzupełnienia dzielą się na:
- Obligatoryjne – są to dane obowiązkowe na każdej fakturze ustrukturyzowanej np. pole NIP. Obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy.
- Opcjonalne – to dane które, muszą znaleźć się na fakturze jeśli jest spełniony w danym przypadku warunek ustawowy, który narzuca uzupełnienie tego pola np. przypadek faktury do paragonu.
- Fakultatywne – wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności faktury, natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych. Jest to dobre miejsce by np. wpisać link kierujący do pobrania załączników do faktury, bądź wpisać uwagi do zamówienia.