Dokumentacja elektroniczna a skanowanie

Kwestie prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej reguluje Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania. W tym akcie, w rozdziale 9 „Szczegółowe wymagania dotyczące dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej” czytamy: § 80. 1. W przypadku gdy do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączona dokumentacja utworzona w innej postaci, w tym zdjęcia radiologiczne lub dokumentacja utworzona w postaci papierowej, osoba upoważniona przez podmiot wykonuje odwzorowanie cyfrowe tej dokumentacji i umieszcza je w systemie informatycznym w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność dokumentacji. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentacja dostarczona przez pacjenta jest zwracana pacjentowi albo niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. W związku z powyższymi zapisami, należy przyjąć, że odwzorowanie cyfrowe (zeskanowanie) powinno zapewnić czytelność dokumentu. Dziś większość typowych skanerów w standardowych parametrach skanowania zapewnia dobrą jakość skanu, czym spełnia zapis rozporządzenia. Układ dokumentu nie ma znaczenia, ważne, żeby można go było w każdej chwili wydrukować lub wyeksportować do formatu pdf. Przytoczone Rozporządzenie nie wskazuje jakim podpisem elektronicznym ma być opatrzona dokumentacja medyczna prowadzona w postaci elektronicznej (ePupap, podpis elektroniczny kwalifikowany, itp.). System SoftMedica standardowo stosuje podpis złożony oraz weryfikowany przy wykorzystaniu wewnętrznych mechanizmów systemu teleinformatycznego (SoftMedica), o którym mowa w § 80 rozporządzenia. Istnieje możliwość, aby repozytorium dokumentów (dokumentacja elektroniczna prowadzona w postaci elektronicznej) było dodatkowo pospisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby lub podmiotu – kwestia wyboru klienta. Kwestę niszczenia dokumentacji po jej zeskanowaniu reguluje §80. ust. 2 rozporządzenia. Warto wskazać, iż nie ma zapisów dotyczących prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, które nakazują zeskanowanie posiadanej dokumentacji w postaci papierowej w momencie, kiedy decydujemy się na prowadzenie dalszej dokumentacji w postaci elektronicznej. Zachęcamy do zapoznania się z rozporządzeniem regulującym zasady prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej. Pamiętać należy, iż aktualnie w Polsce kwestie dokumentacji elektronicznej dokumentacji elektronicznej regulują 2 akty prawne:
  • dokumentacją medyczną w postaci elektronicznej, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. z 2015 r., poz. 2069);
  • elektroniczną dokumentacją medyczną (EDM), którą reguluje ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2011, Nr 113, poz. 657 z późn. zm.).